O ERRO é muito comum e de fácil identificação, porém, deve ter um tratamento diferenciado da fraude, pois o erro é fruto da ignorância, falta de conhecimento, involuntário, são os crimes denominados culposos e têm sua origem na negligência, imperícia e imprudência. “O erro é um vício involuntário, de escrituração ou de demonstrações, contábeis.” (SÁ, 2002, p.24).
E A FRAUDE em uma empresa é qualquer ato ilícito voluntário, segundo a legislação, provocado por funcionários ou terceiros agindo de forma isolada ou em conjunto para obter alguma vantagem. Nesse aspecto, todas as organizações estão vulneráveis, porque o problema está no indivíduo e o avanço tecnológico vem contribuindo cada vez mais para facilitar a ação do fraudador. ”Fraude é lesão, erro premeditado, feito propositalmente para lesar alguém.” (SÁ, 2002, p.25).
[...] a) fraude, o ato intencional de omissão ou de manipulação de transações, adulteração de documentos, registros e demonstrações contábeis; e b) erro, ato não intencional resultante da omissão, desatenção ou má interpretação de fatos na elaboração de registros e demonstrações contábeis. (CFC-NBCT 11, 2001, p.188). A referida Norma ainda ressalta que, ao detectar erros ou fraudes no período de realização dos trabalhos, o auditor tem a obrigação de comunicá-los à administração da organização, sugerir medidas corretivas e informar sobre os efeitos no documento específico, ou seja, no parecer, caso as mesmas não sejam adotadas.
A responsabilidade na prevenção e na identificação de fraudes e erros é totalmente da parte administrativa da organização, de acordo com a sistematização e execução de um bom sistema contábil e de controle interno. Portanto, caso o auditor perceba algo neste sentido, de forma a detectar fraudes e erros nas demonstrações contábeis, deve proceder de forma correta, informando-os a quem de direito.
Antes, para liberar um pagamento era preciso colher assinatura em documentos, endossar cheques, entre outros procedimentos burocráticos manuais. O computador agora faz com que o processo todo aconteça muito mais rápido, mais mecanizado sem que seja dada a devida atenção ao controle das operações em diversos casos.
A principal característica de uma empresa fraudada é a falta de acompanhamento dos seus funcionários e a falta de controle, independentemente do seu tamanho. Florentino (1979) nos chama a atenção para a necessidade de um bom sistema de controle interno, que fornecerá dois importantes fatores:
Ø O desestímulo às tentativas de fraude, pois os controles estabelecidos exercerão uma vigilância e controle que não compensariam o risco de cometer a fraude;
Ø No caso de fraude, a possibilidade de a entidade apurar com rapidez as ocorrências, identificando os responsáveis e atribuindo responsabilidade.
Em geral, os micros e os pequenos empresários odeiam a contabilidade. Acham que se trata de um serviço caro que só serve para o pagamento de impostos, mas só vai descobrir o contador quando for fraudado, pois o que vale a justiça são as informações que constam dos livros contábeis. Quando um empresário tem esse controle e aprende a lidar com os números que vêm da contabilidade para monitorar a empresa mês a mês, ele está com as rédeas do negócio nas mãos.
O fraudador, para obter sucesso, utiliza-se que três recursos: obtenção das ferramentas de fraude, conhecimento de como usar a ferramenta de fraude e o objetivo de valores monetários que sejam facilmente conversíveis em moeda corrente. Os meios poderão ser os mais variáveis possíveis conforme os objetivos a serem atingidos, como também conforme sejam do meio interno ou externo as pessoas que cometerão a fraude.
A maior parte das fraudes cometidas por pessoas externas à empresa deve-se pela sua habilidade lingüística de convencimento.
Outras fraudes são cometidas com o auxílio de um escritório equipado com alta tecnologia a fim de impressionar o cliente ou o leigo, com o objetivo de transparecer organização, fidedignidade e poder.
Algumas características que podem significar o indício de uma fraude são os erros constantes cometido pelo mesmo funcionário em suas atividades; a omissão sem justificativa, das rotinas operacionais administrativas dos procedimentos de controle mudando-os sem justificativas; a falta do responsável pelo controle das transações extraordinárias sem emissão dos relatórios das atividades funcionais; ou até mesmo ignorar as fiscalizações de controle, recusando a colaboração com as mesmas.
A única maneira de se prevenir uma fraude é estar conscientes de que ela existe e de que a qualquer momento pode nos atingir. A primeira medida para prevenir fraudes na empresa é evitar contratar um fraudador, ou seja, checar as informações da pessoa e se ela merece confiança.
Outra alternativa seria evitar o clima de revanchismo no ambiente de trabalho, que surge quando as condições não são boas, os salários são miseráveis e o dono do negócio aparece de carro importado. O empresário tem que fazer parte do time que sabe desempenhar qualquer função dentro da empresa, e fazer isso de forma periódica, durante um período ou um dia a seu critério.
O engajamento a entidades filantrópicas também ajuda a reduzir o índice de fraudes e de abusos, porque o funcionário honesto vai sentir-se incomodado de ver o outro se aproveitar de um recurso destino à filantropia, achando um jeito de avisar a diretoria de que algo está errado. Promover encontros informais, para reunir a equipe em almoços e café da manhã abre canais para que essas informações possam transitar mais facilmente, criando a empatia necessária para isso.
Também é fundamental investir no treinamento do funcionário, dando-lhe a oportunidade de estudar inglês, informática, de fazer uma especialização, sempre algo útil e valorizado, para que ele se sinta recompensado pela chance de estar crescendo pessoalmente.
O atual contexto determina que o contador agregue conhecimentos à sua formação com o objetivo de pensar em novos rumos para a prevenção de fraudes contra as empresas, Isto irá exigir conhecimento das Leis e Códigos Processuais, de Criminologia, de Sociologia, de Psicologia e, principalmente, do constante aprendizado das ferramentas de Auditoria Contábil.
Conhecer e aprimorar cada vez mais as ferramentas de auditoria é uma necessidade que gerará uma contingência para os contadores. Quanto mais souberem sobre fraude e como detectá-la, menos justificativas terão para dizer que foram enganados pelos criminosos. Além disso, é necessário determinar como melhor documentar e localizar recurso que teriam sido apropriados indebitamente. Todo esse conhecimento dará ao contador investigador de fraudes condições de propor alternativas, penalidades para se prevenir à ação dos fraudadores.
Por: Cirla Sol Noronha
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